ИСКРА
Информационная система коллективной работы над документами
Комплексное решение для управления рабочей документацией
Компания ЮНИС Лабс Решение, проведя глубокий анализ проблем и потребностей рынка в области создания и ведения рабочей документации, разработала уникальную систему под названием ИСКРА. Эта система предназначена для коллективной работы над документами, что позволяет значительно повысить эффективность и продуктивность процессов коллективной работы над документами.
ИСКРА предоставляет пользователям следующие возможности:
- Совместная работа в реальном времени: Сотрудники могут одновременно работать над одним и тем же документом — читать, редактировать и комментировать документ в режиме реального времени.
- История изменений: Система сохраняет все изменения, внесенные в документ, что позволяет легко вернуться к предыдущим версиям и отследить историю работы.
- Контроль за разработкой документов: ИСКРА позволяет устанавливать жизненные циклы для всех документов, а также предоставляет удобный планировщик задач для постановки и контроля выполнения задач участниками.
- Безопасность данных: Система обеспечивает высокий уровень безопасности данных, защищая документы от несанкционированного доступа и потери информации.
- Работа в двухконтурном режиме: ИСКРА может одновременно функционировать как в защищенном закрытом контуре, так и в открытом, обмениваясь только необходимой информацией.
Полнофункциональный редактор
Поддержка работы все основных офисных форматов
Формирование рабочих пространств
Работа со структурой фалов, жизненными циклами документов, рабочими группами
Постановка и контроль исполнения
Удобный ToDo-трекер для постановки и отслеживания задач
Проекты
Работа с документами в ИСКРА разделена на проекты, каждый из которых является отдельным рабочим пространством со своими материалами и задачами.
Жизненные циклы
Работа с жизненными циклами документов, включая разграничение доступов и функциональности в зависимости от смены жизненного цикла.
Рабочие материалы
Рабочие материалы структурированы в виде иерархического дерева, где группы можно разворачивать и сворачивать.
Работа над документом
Работа в редакторе с основными офисными форматами документов и просмотр документов других типов.
«Ветки» документов
Гибкая работа с версиями и «ветками» документов. Каждая «ветка» это персональная рабочая копия документа закрепленная за создавшим ее пользователем.
Задачи
Постановка задач исполнителям и контроль их выполнения. Задачи могут быть как самостоятельными, так и привязанными к конкретным документам.
Поиск
Поиск документов в системе по их содержимому, всему или существенной части документа, включая поиск по ключевым словам, частям слова или словосочетаниям.
ПРЕИМУЩЕСТВА работы с Системой ИСКРА
Подготовка к работе
- Система установлена на сервере компании и не нуждается в подключении к интернету или обращении к внешним глобальным сервисам. Это позволяет ей функционировать в условиях изолированной сети;
- Для установки на рабочую станцию не требуются дополнительные лицензии или стороннее программное обеспечение. Весь доступ к материалам и работа осуществляются через веб-браузер;
- Система придерживается принципа: «рабочий документ всегда остаётся на сервере». Даже когда вы редактируете документ, его файл не отправляется на ваше устройство. Но если нужно, вы можете сохранить версию документа на своём компьютере;
- Материалы организуются в соответствии с заранее определённой структурой и поэтапным планом работы. Этот план может быть установлен как для всех документов в целом, так и для каждого документа в отдельности;
- Система предоставляет возможность настраивать права доступа как к целым документам, так и к их частям, а также гибко управлять этими правами в зависимости от этапов жизненных циклов документа;
- К каждому разделу приложены нормативные материалы. Требования, нормативные документы и другие необходимые материалы можно прикрепить к любому элементу структуры — как к корневой папке, так и к вложенным папкам, а также ко всему проекту в целом;
- Задачи могут быть поставлены как для всего проекта, так и для группы документов. Например, на начальном этапе часто требуется провести анализ и сбор информации. Полученные данные можно разместить в отдельном разделе структуры материалов или прикрепить к задаче в качестве результата.
Обсуждение документа
- Удобное древовидное представление комментариев, которое позволяет увидеть иерархию обсуждения: замечания и ответы на них.
- Ответы на комментарии хранятся отдельно от основного документа, благодаря чему экспортируемый документ остаётся чистым и не перегруженным информацией, даже если было оставлено много сообщений. Кроме того, комментарии можно выгрузить в отдельный список.
- Статусы выполнения комментариев можно расширить, добавив к стандартным статусам «принято» и «отклонено» дополнительные статусы в соответствии с вашими потребностями.
- Для сложных случаев предусмотрено создание из комментария задачи, например для последующего выделения и распределения подзадач.
- Теперь можно загружать и комментировать не только текстовые документы, но и таблицы, PDF-файлы и изображения. При этом можно указать область, к которой относится комментарий. Это особенно полезно при работе с диаграммами: так вы можете обсуждать конкретные элементы диаграммы и оставлять к ним комментарии.
Разработка документа
- Два режима редактирования: «совместный» и «в рабочих копиях». В режиме «совместного» редактирования несколько пользователей могут одновременно работать над одним документом онлайн. В режиме «в рабочих копиях» каждому пользователю создаётся собственная копия документа. Это даёт возможность вносить согласованные правки в разные части документа;
- История версий документа представлена в виде графического дерева, где каждая версия и рабочая копия являются отдельным узлом. Это обеспечивает наглядное и структурированное отображение хода работы над документом, включая как его исторические версии, так и альтернативные предложения по исправлению. Все предложения от разных участников обозначены отдельными узлами со своим статусом: «в работе», «на рассмотрении» или «принято». Это позволяет легко отслеживать процесс работы над документом и видеть, какие изменения были внесены и на каком этапе они находятся. Быстрый доступ к сравнению версий документа и получению изменений в рабочих копиях;
- Механизм слияния правок позволяет объединять предложения по изменению документа с его текущей версией;
- Благодаря централизованному контролю структуры и содержания документа, сторонние эксперты, использующие другие версии редакторов или не применяющие стилевую вёрстку, не смогут случайно повредить документ своими правками. Каждое предложение по изменению документа рассматривается отдельно и при необходимости одобряется. Внешние стили, добавленные в документ во время сторонних правок, не копируются, что позволяет избежать нежелательных изменений в оформлении;
- Для каждого документа можно назначить отдельные фазы жизненного цикла, которые могут не иметь чётких календарных границ выполнения работ. Если даты всё же установлены, система будет отслеживать их и сигнализировать о нарушении сроков. В противном случае фаза ЖЦ служит лишь индикатором прогресса работы. Вы можете выбрать тот режим работы, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям;
- Составные документы можно создавать из нескольких частей, которые готовятся отдельно, например, разными командами. При необходимости можно ограничить доступ к материалам друг друга. Система сохраняет «схему сборки» составного документа. Это значит, что если вы уже собирали документ, то в будущем сможете сделать это повторно буквально одним кликом, не проходя процесс заполнения мастера сборки заново.
- Есть раздел с задачами для решения проблем, которые требуют согласованных правок в нескольких документах, поэтапной работы или имеют вложенные задачи. Рабочие задачи можно привязать к документу, разделу или проекту в целом.
Контроль доступа
- Доступ к проектам, документам и задачам определяется строго согласно определенным рабочим группам и этапам жизненных циклов определенных при заведении проекта.
Есть вопросы по системе? Напишите нам в любое время.
подсистемы работы с документами
Модуль «Коллективная работа»
Формирование единого информационного пространства для работы с Документами, в которое входит:
- создание и организация многоуровневой структуры разделов;
- создание новых текстовых документов;
- импорт и экспорт документов офисных форматов;
- совместное редактирование документов в полнофункциональном редакторе;
- формирование разных веток версий документа и объединение разных версий в единый документ;
- поддержка версионности и истории создания и изменения объектов в системе.
Совместная работа над документами в пределах одного документа, в которую входит:
- редактирование созданных и импортированных текстовых документов пользователями;
- комментирование и аннотирование документа;
- запуск процесса согласование версий документа;
- формирование финальных редакций документов.
Модуль «НСИ»
Обеспечивает выполнение следующих задач:
- Создание и поддержка справочников и классификаторов нормативно-справочной информации;
- Импорт и актуализация НСИ из внешний систем;
- Назначение сковных ссылок на участки рабочей документации
Модуль «Интеллектуальный полнотекстовый поиск»
Обеспечивает выполнение следующих задач:
- Поиск документов в системе, по их содержимому, всему или существенной части Документа, в том числе по ключевым словам, частям слова или словосочетаниям;
- Вывод результатов поиска с учетом историчности документов;
- Сохранение индивидуальных шаблонов/настроек фильтров запросов.
подсистемы управления задачами
Модуль «Управления рабочими задачами»
Обеспечивает выполнение следующих задач:
- Формирование оперативных задач, как самостоятельных, так и на основании рабочих документов (документы целиком, ЖЦ, комментарии);
- Назначение контрольной информации (ответственные, дедлайны);
- Отображение оперативных задач в WBS табличном представлении;
- Настройка столбцов таблицы «под себя»;
- Фильтрация задач по ключевым атрибутам;
- Быстрое редактирование задач из табличной части или детальное из карточки задачи.
Модуль «Статистика и отчетность»
Обеспечивает выполнение следующих задач:
- Отображение статистических данных (Дашборд);
- Формирование статус-отчетов по вехам, этапам ЖЦ при работе с документами;
- Визуализация отчетов по рабочим задачам в табличном виде и диаграмме Ганта.
Модуль «Выполнение операций над документами»
Обеспечивает выполнение следующих задач:
- Описание и подготовка жизненных циклов, вех и этапов подготовки документов;
- Формирование логики этапов и управление доступами в зависимости от жизненных циклов подготовки документов;
- Управление пользователями и правами;
- Управление исполнением запущенных жизненных циклов;
- Хранение типовых шаблонов жизненных циклов документов.
подсистемы интеграции
Открытый программный интерфейс (API)
Возможность свободной интеграции с необходимыми системами.
Модуль «Интеграция с СЭД»
Обеспечивает выполнение следующих задач:
- Получение документов из СЭД;
- Передачу документов в СЭД;
- Получение из СЭД дополнительной информации о документе (автор документа, срок выполнения задачи).
Модуль «Интеграция с ИСУП»
Получение и придача сведений из систем управления проектами:
Формирование структур хранения данных, таких как:
- Наименования проектов;
- Состав и роли участников проектов;
- Документы постановки задачи;
- Сроки реализации проекта;
- Прочая информация при необходимости.
Модуль «Сервис»
Обеспечивает выполнение следующих задач:
- Интеграция с системой аудита;
- Интеграция с системой мониторинга;
- Интеграция с системой резервного копирования.
Модуль «Интеграция с MDM-системами»
Получение сведений из MDM-систем:
- Нормативно-справочной информацией (НСИ);
- Актуализация полученных данных;
- Формирование отсылок в разрабатываемых документах на НСИ.
