ИСКРА

Информационная система коллективной работы над документами

Комплексное решение для управления рабочей документацией

Компания ЮНИС Лабс Решение, проведя глубокий анализ проблем и потребностей рынка в области создания и ведения рабочей документации, разработала уникальную систему под названием ИСКРА. Эта система предназначена для коллективной работы над документами, что позволяет значительно повысить эффективность и продуктивность процессов коллективной работы над документами.

ИСКРА предоставляет пользователям следующие возможности:

Совместная работа в реальном времени: Сотрудники могут одновременно работать над одним и тем же документом — читать, редактировать и комментировать документ в режиме реального времени.
История изменений: Система сохраняет все изменения, внесенные в документ, что позволяет легко вернуться к предыдущим версиям и отследить историю работы.
Контроль за разработкой документов: ИСКРА позволяет устанавливать жизненные циклы для всех документов, а также предоставляет удобный планировщик задач для постановки и контроля выполнения задач участниками.
Безопасность данных: Система обеспечивает высокий уровень безопасности данных, защищая документы от несанкционированного доступа и потери информации.
Работа в двухконтурном режиме: ИСКРА может одновременно функционировать как в защищенном закрытом контуре, так и в открытом, обмениваясь только необходимой информацией.

Полнофункциональный редактор

Поддержка работы все основных офисных форматов

Формирование рабочих пространств

Работа со структурой фалов, жизненными циклами документов, рабочими группами

Постановка и контроль исполнения

Удобный ToDo-трекер для постановки и отслеживания задач

Проекты

Работа с документами в ИСКРА разделена на проекты, каждый из которых является отдельным рабочим пространством со своими материалами и задачами.

Жизненные циклы

Работа с жизненными циклами документов, включая разграничение доступов и функциональности в зависимости от смены жизненного цикла.

Рабочие материалы

Рабочие материалы структурированы в виде иерархического дерева, где группы можно разворачивать и сворачивать.

Работа над документом

Работа в редакторе с основными офисными форматами документов и просмотр документов других типов.

«Ветки» документов

Гибкая работа с версиями и «ветками» документов. Каждая «ветка» это персональная рабочая копия документа закрепленная за создавшим ее пользователем.

Задачи

Постановка задач исполнителям и контроль их выполнения. Задачи могут быть как самостоятельными, так и привязанными к конкретным документам.

Поиск

Поиск документов в системе по их содержимому, всему или существенной части документа, включая поиск по ключевым словам, частям слова или словосочетаниям.

ПРЕИМУЩЕСТВА работы с Системой ИСКРА

Подготовка к работе

Система установлена на сервере компании и не нуждается в подключении к интернету или обращении к внешним глобальным сервисам. Это позволяет ей функционировать в условиях изолированной сети;
Для установки на рабочую станцию не требуются дополнительные лицензии или стороннее программное обеспечение. Весь доступ к материалам и работа осуществляются через веб-браузер;
Система придерживается принципа: «рабочий документ всегда остаётся на сервере». Даже когда вы редактируете документ, его файл не отправляется на ваше устройство. Но если нужно, вы можете сохранить версию документа на своём компьютере;
Материалы организуются в соответствии с заранее определённой структурой и поэтапным планом работы. Этот план может быть установлен как для всех документов в целом, так и для каждого документа в отдельности;
Система предоставляет возможность настраивать права доступа как к целым документам, так и к их частям, а также гибко управлять этими правами в зависимости от этапов жизненных циклов документа;
К каждому разделу приложены нормативные материалы. Требования, нормативные документы и другие необходимые материалы можно прикрепить к любому элементу структуры — как к корневой папке, так и к вложенным папкам, а также ко всему проекту в целом;
Задачи могут быть поставлены как для всего проекта, так и для группы документов. Например, на начальном этапе часто требуется провести анализ и сбор информации. Полученные данные можно разместить в отдельном разделе структуры материалов или прикрепить к задаче в качестве результата.

Обсуждение документа

Удобное древовидное представление комментариев, которое позволяет увидеть иерархию обсуждения: замечания и ответы на них.
Ответы на комментарии хранятся отдельно от основного документа, благодаря чему экспортируемый документ остаётся чистым и не перегруженным информацией, даже если было оставлено много сообщений. Кроме того, комментарии можно выгрузить в отдельный список.
Статусы выполнения комментариев можно расширить, добавив к стандартным статусам «принято» и «отклонено» дополнительные статусы в соответствии с вашими потребностями.
Для сложных случаев предусмотрено создание из комментария задачи, например для последующего выделения и распределения подзадач.
Теперь можно загружать и комментировать не только текстовые документы, но и таблицы, PDF-файлы и изображения. При этом можно указать область, к которой относится комментарий. Это особенно полезно при работе с диаграммами: так вы можете обсуждать конкретные элементы диаграммы и оставлять к ним комментарии.

Разработка документа

Два режима редактирования: «совместный» и «в рабочих копиях». В режиме «совместного» редактирования несколько пользователей могут одновременно работать над одним документом онлайн. В режиме «в рабочих копиях» каждому пользователю создаётся собственная копия документа. Это даёт возможность вносить согласованные правки в разные части документа;
История версий документа представлена в виде графического дерева, где каждая версия и рабочая копия являются отдельным узлом. Это обеспечивает наглядное и структурированное отображение хода работы над документом, включая как его исторические версии, так и альтернативные предложения по исправлению. Все предложения от разных участников обозначены отдельными узлами со своим статусом: «в работе», «на рассмотрении» или «принято». Это позволяет легко отслеживать процесс работы над документом и видеть, какие изменения были внесены и на каком этапе они находятся. Быстрый доступ к сравнению версий документа и получению изменений в рабочих копиях;
Механизм слияния правок позволяет объединять предложения по изменению документа с его текущей версией;
Благодаря централизованному контролю структуры и содержания документа, сторонние эксперты, использующие другие версии редакторов или не применяющие стилевую вёрстку, не смогут случайно повредить документ своими правками. Каждое предложение по изменению документа рассматривается отдельно и при необходимости одобряется. Внешние стили, добавленные в документ во время сторонних правок, не копируются, что позволяет избежать нежелательных изменений в оформлении;
Для каждого документа можно назначить отдельные фазы жизненного цикла, которые могут не иметь чётких календарных границ выполнения работ. Если даты всё же установлены, система будет отслеживать их и сигнализировать о нарушении сроков. В противном случае фаза ЖЦ служит лишь индикатором прогресса работы. Вы можете выбрать тот режим работы, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям;
Составные документы можно создавать из нескольких частей, которые готовятся отдельно, например, разными командами. При необходимости можно ограничить доступ к материалам друг друга. Система сохраняет «схему сборки» составного документа. Это значит, что если вы уже собирали документ, то в будущем сможете сделать это повторно буквально одним кликом, не проходя процесс заполнения мастера сборки заново.
Есть раздел с задачами для решения проблем, которые требуют согласованных правок в нескольких документах, поэтапной работы или имеют вложенные задачи. Рабочие задачи можно привязать к документу, разделу или проекту в целом.

Контроль доступа

Доступ к проектам, документам и задачам определяется строго согласно определенным рабочим группам и этапам жизненных циклов определенных при заведении проекта.

Есть вопросы по системе? Напишите нам в любое время.

Запросить консультацию

подсистемы работы с документами

Модуль «Коллективная работа»

Формирование единого информационного пространства для работы с Документами, в которое входит:

создание и организация многоуровневой структуры разделов;
создание новых текстовых документов;
импорт и экспорт документов офисных форматов;
совместное редактирование документов в полнофункциональном редакторе;
формирование разных веток версий документа и объединение разных версий в единый документ;
поддержка версионности и истории создания и изменения объектов в системе.

Совместная работа над документами в пределах одного документа, в которую входит:

редактирование созданных и импортированных текстовых документов пользователями;
комментирование и аннотирование документа;
запуск процесса согласование версий документа;
формирование финальных редакций документов.

Жизненные циклы документа

Модуль «НСИ»

Обеспечивает выполнение следующих задач:

Создание и поддержка справочников и классификаторов нормативно-справочной информации;
Импорт и актуализация НСИ из внешний систем;
Назначение сковных ссылок на участки рабочей документации

Модуль «Интеллектуальный полнотекстовый поиск»

Обеспечивает выполнение следующих задач:

Поиск документов в системе, по их содержимому, всему или существенной части Документа, в том числе по ключевым словам, частям слова или словосочетаниям;
Вывод результатов поиска с учетом историчности документов;
Сохранение индивидуальных шаблонов/настроек фильтров запросов.

подсистемы управления задачами

Модуль «Управления рабочими задачами»

Обеспечивает выполнение следующих задач:

Формирование оперативных задач, как самостоятельных, так и на основании рабочих документов (документы целиком, ЖЦ, комментарии);
Назначение контрольной информации (ответственные, дедлайны);
Отображение оперативных задач в WBS табличном представлении;
Настройка столбцов таблицы «под себя»;
Фильтрация задач по ключевым атрибутам;
Быстрое редактирование задач из табличной части или детальное из карточки задачи.

Модуль «Статистика и отчетность»

Обеспечивает выполнение следующих задач:

Отображение статистических данных (Дашборд);
Формирование статус-отчетов по вехам, этапам ЖЦ при работе с документами;
Визуализация отчетов по рабочим задачам в табличном виде и диаграмме Ганта.

Модуль «Выполнение операций над документами»

Обеспечивает выполнение следующих задач:

Описание и подготовка жизненных циклов, вех и этапов подготовки документов;
Формирование логики этапов и управление доступами в зависимости от жизненных циклов подготовки документов;
Управление пользователями и правами;
Управление исполнением запущенных жизненных циклов;
Хранение типовых шаблонов жизненных циклов документов.

подсистемы интеграции

Открытый программный интерфейс (API)

Возможность свободной интеграции с необходимыми системами.

Процессы разработки документов

Модуль «Интеграция с СЭД»

Обеспечивает выполнение следующих задач:

Получение документов из СЭД;
Передачу документов в СЭД;
Получение из СЭД дополнительной информации о документе (автор документа, срок выполнения задачи).

Модуль «Интеграция с ИСУП»

Получение и придача сведений из систем управления проектами:

Формирование структур хранения данных, таких как:

Наименования проектов;
Состав и роли участников проектов;
Документы постановки задачи;
Сроки реализации проекта;
Прочая информация при необходимости.

Модуль «Сервис»

Обеспечивает выполнение следующих задач:

Интеграция с системой аудита;
Интеграция с системой мониторинга;
Интеграция с системой резервного копирования.

Модуль «Интеграция с MDM-системами»

Получение сведений из MDM-систем:

Нормативно-справочной информацией (НСИ);
Актуализация полученных данных;
Формирование отсылок в разрабатываемых документах на НСИ.

Интерфейс системы

Карточка проекта

Изображение 1 из 9

Сценарии использования

Ключевые этапы разработки документации для создания информационной системы (ИС):

Со стороны Заказчика:

Получение задачи на разработку ИС;
Создание и согласование пакета постановки задачи;
Разработка и согласование ТЗ/ФТТ;
Подготовка конкурсной документации;
Хранение информации о результатах конкурса (коммерческое предложение, оценка участников, скорректированное ТЗ по итогам определения исполнителя);
Проектная документация, предоставленная Исполнителем, по итогам выполнения работ.

Со стороны исполнителя:

Хранение первичной рабочей документации (ТЗ, коммерческое предложение прочее);
Документация, разработанная с разделением по этапам выполнения контракта (пояснительная записка, описание системы, ПМИ и прочее);
Черновые и чистовые версии документов проектной документации.

Работа с системой на примере этапа: «Разработка и согласование ТЗ/ФТТ»

Получение задачи на разработку информационной системы, например, в соответствии с требованиями нормативных документов;
Создание нового проекта и рабочего пространства для коллективной работы в системе «Искра». Заполнение всей необходимой первичной информации: наименование, сроки, этапы разработки, определение участников и рабочих групп;
Формирование пакета постановки задачи: создание нужных разделов в рабочем пространстве и подготовку или загрузку файлов для совместного обсуждения вопросов и требований;
Подключение к файлам рабочих групп из разных внутренних подразделений для формирования списка вопросов и их обсуждения. Вопросы прорабатываются в виде комментариев и аннотаций внутри файлов;
После того как были рассмотрены и урегулированы ключевые аспекты, связанные с постановкой задачи, принимается решение о запуске работы над созданием первого варианта технического задания;
Создаётся раздел для разработки технического задания. Определяются ключевые разделы, для каждого из которых разрабатывается отдельный документ. Под каждый документ формируется соответствующая рабочая группа. Например, группа из отдела информационной безопасности разрабатывает требования к безопасности системы, а архитектор создаёт системную архитектуру;
Для каждого документа определяются ключевые задачи (ToDo) по подготовке разделов и назначаются ответственные исполнители. Эти ключевые задачи можно разделить на подзадачи с назначением ответственных за каждую из них. Кроме того, устанавливаются сроки выполнения задач;
Для каждого раздела документа определяется свой жизненный цикл, а также устанавливаются конкретные сроки выполнения работ. Это помогает систематизировать процесс создания разделов и расставить приоритеты. Например, сначала разрабатывается архитектура системы. Затем к работе подключается отдел информационной безопасности (ИБ), чтобы проанализировать архитектуру и сформировать требования по безопасности с учётом конкретных решений. Эти решения затем включаются в соответствующий раздел документа;
Работа над каждым документом (разделом глобального документа) может быть организована двумя способами: Синхронно и одновременно в рамках определённых рабочих групп; Индивидуально, когда каждый участник вносит изменения только в свою копию документа («ветку»), а затем предлагает внести эти изменения в основную версию файла;
Когда разделы документа готовы, начинается процесс согласования. Он запускается после того, как меняется статус жизненного цикла документа. Документы закрывают для свободного редактирования, и группа пользователей, которая назначена согласующими, начинает формулировать вопросы и предложения к документам с помощью комментирования и аннотирования;
Когда все замечания будут учтены, соответствующие разделы помечаются как согласованные. Затем начинается процесс объединения файлов из разных документов в один. После того как будет создан единый файл, система автоматически формирует первую версию технического задания;
Если потребуется, для созданного файла можно снова начать процесс согласования. Этот процесс можно повторять несколько раз, пока не будет готова окончательная версия технического задания. На основе этого сценария система сможет подготовить все остальные необходимые документы.

Готовы попробовать? Напишите нам и мы предоставим доступ к Демо-стенду.

Запросить доступ